La implementación de un asistente IA para licitaciones representa un cambio radical en la forma en que las organizaciones preparan sus ofertas para licitaciones y subvenciones públicas.
Explicamos cómo automatizar, agilizar y mejorar la calidad con un asistente IA para generar propuestas y ofertas en pliegos de licitaciones públicas.
La organización deseaba optimizar su proceso de licitación en la generación de ofertas a través de un asistente de IA para aumentar la tasa de éxito en las licitaciones y subvenciones públicas.
La solución desarrollada es una plataforma IA basada en NLP, RAG y Agentes de IA, para facilitar consultas colaborativas, acceso seguro a información y generación eficiente de propuestas a subvenciones y licitaciones, reduciendo el tiempo de preparación de ofertas y garantizando el cumplimiento normativo en licitaciones.
Retos en la preparación de ofertas para licitaciones
La organización se enfrentaba a una serie de problemas recurrentes, que mermaban la eficacia en la preparación y presentación de sus propuestas:
– Consumo elevado de tiempo: La redacción de cada oferta requería una dedicación exhaustiva del equipo técnico. Analizar extensas bases reguladoras, identificar requisitos clave y redactar respuestas detalladas para cada sección era un proceso que podía extenderse durante días.. Además con los picos de trabajo, agravaba la situación, forzando la preparación de ofertas en el último momento, lo que aumentaba el riesgo de errores y la imposibilidad de realizar revisiones exhaustivas.
– Inconsistencia y desalineación metodológica: Cada propuesta debía reflejar fielmente la metodología y el enfoque distintivos de la organización. Asegurar esta alineación de manera manual en cada documento resultaba una tarea compleja y propensa a inconsistencias.
– Gestión fragmentada del conocimiento: Aunque la organización poseía un valioso histórico de solicitudes, correcciones y resoluciones, capitalizar el conocimiento de licitaciones pasadas era un proceso manual e ineficiente. Esta constante «reinvención de la rueda» impedía aprovechar la experiencia acumulada para fortalecer nuevas convocatorias.
– Escaso cumplimiento normativo: Cualquier falta en la interpretación de los criterios de las convocatorias puede resultar en omisiones o errores graves, limitando la capacidad de ajustar la oferta a los factores de mayor valoración.
Desafíos del proyecto
Para materializar una solución efectiva con el asistente IA para licitaciones, Komorebi AI tuvo que enfrentar varios desafíos técnicos y de diseño:
– Extracción de datos de documentos no estructurados: Las bases de las convocatorias suelen presentarse en formato PDF, sin una estructura de datos normalizada. El primer desafío era desarrollar un sistema capaz de analizar estos documentos y extraer de forma fiable la jerarquía de secciones y subsecciones, convirtiendo texto plano en un esquema de trabajo estructurado (JSON).
– Generación de contenido contextualmente relevante: La solución no podía limitarse a generar texto genérico. Debía ser un sistema experto, capaz de fundamentar cada respuesta en múltiples fuentes de información dispares: las bases de la convocatoria actual, el marco metodológico de la organización, ejemplos de solicitudes anteriores, correcciones previas e incluso búsquedas web acotadas. El reto era orquestar estas fuentes para producir respuestas coherentes y de alto valor.
– Diseño de un flujo de trabajo colaborativo: El sistema debía actuar como un «copiloto» para el usuario, no como una caja negra. Era fundamental diseñar una interfaz que permitiera al usuario interactuar, iterar y refinar las respuestas generadas por la IA para cada sección, manteniendo el control final sobre el contenido.
– Para asegurar la calidad, la percepción subjetiva del usuario era insuficiente. Se necesitaba un mecanismo para evaluar el borrador de forma automática y objetiva contra los criterios de la convocatoria, lo que implicó desarrollar una función de «juez automatizado» (LLM-as-a-judge).
– Optimización del rendimiento: Las primeras pruebas mostraron que una ejecución secuencial de las distintas herramientas de consulta (RAGs, búsqueda web) resultaba en tiempos de espera demasiado largos. Era crucial optimizar la arquitectura para ofrecer respuestas en segundos y garantizar una experiencia de usuario ágil.
Nuestra Plataforma IA para la Generación de Ofertas
La solución es un completo asistente IA para licitaciones, que combina NLP para análisis de pliegos, sistemas RAG, (Retrieval-Augmented Generation) para documentos, agentes de IA para redacción, que asiste al usuario, desde la extracción de requisitos hasta la generación y evaluación final de la propuesta.
Componente 1: Extracción de Requisitos
Utilizamos un extractor basado en el modelo Gemini. Su función es analizar documentos PDF que contienen las bases reguladoras de una subvención o licitación, y extraer de forma estructurada todas sus secciones y subsecciones. El resultado es un objeto JSON que preserva la jerarquía del documento, facilitando su interpretación por otros módulos del sistema.
Esta automatización elimina errores de interpretación y reduce significativamente el tiempo necesario para entender los requisitos de una convocatoria.
Componente 2: Redacción Automatizada
Un agente de IA escritor para la generación de contenido. Para cada sección extraída, el Agente Escritor propone un borrador de respuesta. El usuario interactúa con el agente a través de una interfaz de chat para refinar, modificar o solicitar nuevas versiones del texto.
Este agente está dotado de múltiples herramientas que consulta de forma informada:
– RAGs Dedicados: Cuatro bases de conocimiento vectorizadas (ChromaDB) que proporcionan contexto específico: textos sobre la Metodología, solicitudes pasadas, las bases de la convocatoria actual y contexto adicional (proyectos, datos) que el usuario puede cargar sobre la marcha.
Los sistemas RAG implican múltiples componentes que deben integrarse y optimizarse cuidadosamente, por lo que necesitan una arquitectura modular para la personalización y reusabilidad.
– Extracción de Correcciones: Analiza resoluciones de convocatorias anteriores para incorporar retroalimentación y evitar errores pasados.
– Búsqueda Web Filtrada: Realiza búsquedas en dominios web específicos seleccionados por el usuario para enriquecer la respuesta sin introducir ruido de internet.
Consulta este post, Guía de agentes de IA, para profundizar en qué son los agentes de IA, sus tipos y componentes.
Componente 3: Evaluador Automatizado
Nuestro asistente IA para licitaciones incluye, una vez redactado el borrador, el agente de IA evaluador que actúa como un juez automatizado. A partir de un documento de criterios subido por el usuario, se genera una rúbrica personalizada a partir de los criterios con la que se evalúa si cada sección del borrador cumple con los requisitos. La evaluación es exhaustiva y aporta justificaciones detalladas para cada cumplimiento o incumplimiento. Esta función es clave para elevar la calidad final antes de la presentación oficial de la propuesta.
Este agente evalúa a partir de una rúbrica y la técnica LLM-as-a-judge el borrador de la subvención, según los criterios subidos por el usuario.
Además, toda la plataforma está monitorizada con Langfuse para una total observabilidad y trazabilidad del proceso, y se utilizan métricas de Deepeval para evaluar continuamente la calidad de las respuestas del sistema.
Para mitigar las posibles inexactitudes de los LLMs, este agente, junto con la evaluación de los componentes del pipeline RAG, garantiza la fiabilidad del resultado
Validación del cliente
La validación de nuestros clientes demuestra el impacto real de nuestro asistente IA para licitaciones. Una de las características más valoradas por la organización es la capacidad del agente evaluador para ofrecer una retroalimentación honesta y crítica, sirviendo como un control de calidad interno antes de la presentación.
«No es condescendiente con nosotros»: La organización puso a prueba al evaluador con proyectos de menor calidad y la herramienta fue tajante, indicando que «no tenía valor el texto». “Vemos que es grandilocuente con los adjetivos de las secciones, en ambos extremos, no solo en el positivo sino también en el negativo, pero la realidad es que nos hemos encontrado un asistente que nos reta a mejorar los proyectos”.
Esto demuestra que el evaluador no es un mero formalismo, sino un juez objetivo que ayuda a identificar debilidades reales en la propuesta.
Al añadir al prompt la solicitud de que analice «puntos fuertes y puntos débiles o mejorables», la herramienta te proporciona un análisis detallado que va más allá de un simple «cumple/no cumple», ofreciendo ideas concretas para mejorar la redacción.
Esta función es crucial para evitar «puntos ciegos». El equipo puede estar convencido de la calidad de su borrador, pero el evaluador ofrece una segunda opinión imparcial y basada estrictamente en los criterios, lo que eleva la calidad final y, potencialmente, la probabilidad de éxito.
Actualmente, el cliente se encuentra en una fase de adaptación del flujo de trabajo y aprendizaje continuo. “En este momento, en el que hemos trabajado con la Asistencia IA, debemos de guardar las evaluaciones para comparar los resultados con la resolución definitiva, para evaluar los sesgos de la IA respecto a la valoración por los equipos técnicos evaluadores.”.
Beneficios de automatizar tus licitaciones con IA
La integración del asistente IA para licitaciones ha transformado radicalmente el proceso de preparación de subvenciones y ofertas en la organización, generando beneficios tangibles y estratégicos validados por el propio equipo.
El uso de la herramienta implica una nueva forma de organizarse y metodología de trabajo. No se trata de sustituir el trabajo humano, sino de reestructurarlo. Ahora el flujo de trabajo incluye una fase de preparación de datos, una fase de iteración con la IA y una fase de evaluación, lo cual es más estructurado y eficiente.
Al garantizar un cumplimiento exhaustivo de los requisitos y elevar la calidad general de las propuestas, se espera un incremento en la tasa de éxito comercial.
La solución automatiza las tareas más repetitivas y que consumen más tiempo, como la búsqueda de información específica y la redacción inicial. Tareas que antes llevaban horas ahora se resuelven en minutos.
Al reducir el tiempo dedicado a la escritura operativa, el equipo puede centrarse en tareas de mayor valor añadido: la planificación estratégica de los proyectos, la preparación de un contexto de alta calidad para alimentar a la IA y la revisión crítica del borrador final. Esto optimiza el uso del talento del equipo, enfocándose en la estrategia y no en la mecánica.
Esta eficiencia permite una mejor planificación general, ya que los picos de trabajo intensivo se suavizan, permitiendo abordar las convocatorias con más antelación y menos urgencia.
La solución provee una mejora de la calidad y coherencia al garantizar que todas las propuestas estén perfectamente alineadas con la metodología y con los requisitos específicos de cada convocatoria. El Agente Evaluador actúa como un filtro de calidad final, asegurando que el borrador cumple con todos los puntos clave.
Un beneficio práctico es la gestión de los límites de caracteres que a menudo piden las convocatorias, permitiendo generar textos concisos pero completos.
El usuario tiene un rol crítico ya que la herramienta es un potente «copiloto», no un sistema de «piloto automático». Su eficacia depende directamente de la calidad del material que el usuario le proporciona.
No aprender de adjudicaciones pasadas limita la mejora del proceso y la repetición de errores previos. El sistema capitaliza el conocimiento de la organización y se convierte en un repositorio de conocimiento vivo y activo. Las solicitudes pasadas y las correcciones ya no son documentos estáticos, sino activos que informan y mejoran continuamente las nuevas propuestas, mejorando la calidad y la coherencia a lo largo del tiempo.
La arquitectura de la solución es flexible y permite incorporar fácilmente nueva documentación y conocimiento, como investigaciones internas o nuevos marcos teóricos, asegurando que la herramienta evolucione junto con la organización.
En resumen, nuestro asistente IA para licitaciones es una solución integral. Ayuda no solo a automatizar y optimizar la respuesta a licitaciones públicas, sino que también vincula experiencia previa y cumplimiento normativo.
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